Privacy waarborgen

Privacy is een groot goed. Zeker ook bij verzuimbegeleiding, loopbaanbegeleiding en re-integratie. Dienstverleners op dit gebied kunnen zich alleen aansluiten bij OVAL als ze garanderen dat ze te allen tijde de privacy waarborgen en integer en professioneel te werk gaan.

Werkzoekenden op weg naar een baan. Werknemers die de stap zetten van werk naar werk. Mensen die tijdelijk zijn uitgevallen en die hard werken aan een terugkeer naar werk. Mensen die zich beraden op goede manieren om ook over enkele jaren nog steeds gezond en met plezier actief te zijn op de arbeidsmarkt. De diensten die OVAL-leden bieden zijn per definitie mensenwerk. Delicate dienstverlening die alleen mogelijk is als mensen erop kunnen vertrouwen dat hun persoonlijke gegevens veilig zijn. Deze waarborg is extra van belang omdat OVAL-dienstverleners vaak over de voortgang van individuele trajecten moeten rapporteren aan hun publieke en private opdrachtgevers, zoals UWV, gemeenten en werkgevers. Ook worden soms op grond van de Wet verbetering poortwachter gegevens gevraagd. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat dergelijke gegevens niet ‘op straat’ komen te liggen.

Strikte kwaliteitseisen, gedragscode

Bescherming van privacy staat daarom bij OVAL hoog in het vaandel. Of het nu gaat om verzuimbegeleiding, re-integratie van werkzoekenden of loopbaanbegeleiding - de privacy moet altijd gewaarborgd zijn. OVAL heeft dit onwrikbare principe in een aantal heldere punten uitgewerkt. Alle OVAL-leden moeten in dit opzicht aan strikte kwaliteitseisen voldoen. Aan de basis hiervan staan de wettelijke eisen rond privacy. Naast deze kwaliteitseisen volgen leden de OVAL-gedragscode. Hierin staat dat zij zich integer, transparant en betrouwbaar moeten gedragen richting opdrachtgever, kandidaten en derden.

Voldoen aan wet- en regelgeving

Algemene verordening gegevensbescherming

Op 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. OVAL heeft voor haar leden een aantal tools ontwikkeld:

• het stappenplan privacy ontwikkelen, een stap-voor-stap handleiding om aan alle privacy-eisen te voldoen, voorzien van voorbeeldteksten en –overeenkomsten.
• een overzicht van veel gestelde vragen voor voldoen aan de AVG.
• serie webinars waarin inzichtelijk wordt gemaakt welke stappen moeten worden genomen om te voldoen aan de AVG.
• Samen met VKA is een Privacy menukaart ontwikkeld. In deze menukaart zijn verschillende pakketten opgenomen ter ondersteuning als het gaat om privacy. Een concrete dienst binnen deze samenwerking is de externe Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG).

Ook op de websites van de Autoriteit Persoonsgegevens en Hulp bij privacy kunt u meer informatie over de AVG vinden. 

Arbeidsomstandighedenwet

In de Arbeidsomstandighedenwet staat dat werkgevers bij de inrichting van hun arbobeleid kunnen kiezen tussen de vangnetregeling of de maatwerkregeling. Voor beide regelingen geldt dat de bedrijfsarts onafhankelijk moet kunnen werken en dat de privacygevoelige gegevens goed beschermd zijn. Werknemers moeten erop kunnen vertrouwen dat medische en persoonlijke gegevens goed beschermd zijn. Werkgevers denken soms dat ze niet kunnen voldoen aan hun verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter als ze niet op de hoogte zijn van de medische achtergrond van verzuim. Onterecht: de werkgever heeft geen recht op medische informatie over de ziekte of aandoening van zijn werknemer. De werkgever hoeft alleen te weten welk werk de werknemer in kwestie eventueel nog kan doen. Deze informatie staat in de probleemanalyse van de bedrijfsarts; deze kan en mag als enige bepalen of een werknemer daadwerkelijk ziek is en dus met recht verzuimt. Op grond van de probleemanalyse van de bedrijfsarts stellen werkgever en werknemer samen het plan van aanpak voor werkhervatting op.

Checklist basiscontract: extra waarborg privacy

Werkgevers moeten in contracten met hun arbodienstverlener afspraken maken over de manier waarop ze omgaan met medische gegevens van werknemers. Ook moeten ze duidelijk aangeven hoe ze de systemen waarin deze gegevens beheerd worden, beveiligen. Check hiervoor ook de door OVAL ontwikkelde Checklist basiscontract.

Effectief samenwerken

OVAL vindt het terecht dat er strenge eisen worden gesteld aan de verwerking en bescherming van medische gegevens. Tegelijkertijd spant OVAL spant zich in om te zorgen dat alle belanghebbende partijen – werkgever, werknemer, bedrijfsarts, casemanager, arbodienstverlener – goed en effectief met elkaar kunnen samenwerken. Hiertoe is een aantal tools ontwikkeld:

• Leidraad omgaan met medische gegevens van de NVAB en OVAL
• Handleiding privacy inkomensverzekeringen van het Verbond van Verzekeraars en OVAL

Door de Autoriteit Persoonsgegevens zijn de Beleidsregels zieke werknemer opgesteld.

Gegevensuitwisseling

De Verzuimstandaard richt zich op het efficiënt en effectief uitwisselen van verzuimgegevens tussen werkgevers en arbodiensten. SIVI houdt de berichten van de verzuimberichten actueel in overleg met arbodiensten en leveranciers van verzuimapplicaties. Zo blijft de Verzuimstandaard goed werkbaar en toekomstvast. De Verzuimstandaard is AVG-proof.

Bekijk ook Standpunt Privacy 

Bedrijfsarts scoort beter voor omgaan met privacy

Bedrijfsartsen gaan steeds beter om met privacygevoelige en vertrouwelijke informatie van medewerkers. Werknemers zijn daar in toenemende mate tevreden over. Dat blijkt uit een door Ipsos uitgevoerd representatief onderzoek.